## Certificação de Software de Faturação
Desde 2013 que todas as empresas e profissionais em Portugal são obrigados a utilizar software de faturação certificado pela Autoridade Tributária. Conheça todos os detalhes.
Obrigatoriedade
- Todas as empresas
- Empresários em Nome Individual
- Profissionais liberais
- Qualquer entidade que emita faturas, faturas-recibo ou recibos
- Quem emita exclusivamente documentos através do Portal das Finanças
- Atividades específicas isentas por despacho
O que é um Software Certificado
Software que cumpre requisitos técnicos definidos pela AT:
- Numeração sequencial de documentos por série
- Impossibilidade de alteração ou eliminação de documentos emitidos
- Exportação de ficheiro SAF-T (PT) mensal
- Identificação do software em cada documento
- Registo de hash de controlo
Como Verificar se o Software está Certificado
1. Consulte a lista oficial no Portal das Finanças 2. Verifique o número de certificação na fatura emitida 3. Confirme a validade do certificado (podem expirar)
Tipos de Certificação
- Instalação local (computador da empresa)
- Cloud/online (acesso via browser)
- Aplicações móveis certificadas
- Emissão de faturas, faturas-recibo, notas de crédito/débito
- Gestão de clientes e produtos
- Controlo de stocks (opcional)
- Mapas e relatórios fiscais
- Integração com sistemas de gestão
Obrigações Associadas
- Comunicar à AT no prazo de 30 dias
- Indicar o programa certificado utilizado
- Atualizar sempre que mudar de software
- Conservação durante 10 anos
- Formato digital admitido
- Organização por ordem cronológica
- Exportação mensal obrigatória
- Ficheiro XML com estrutura normalizada
- Disponibilização à AT quando solicitado
Penalizações por Incumprimento
- Uso de software não certificado: 500€ a 10.000€
- Não comunicação do software: 250€ a 5.000€
- Alteração indevida de documentos: 1.500€ a 18.750€
Escolher o Software Adequado
Critérios de seleção:
1. Dimensão da empresa: - Microempresas: soluções simples e económicas - PME: funcionalidades intermédias - Grandes empresas: sistemas integrados (ERP)
2. Setor de atividade: - Comércio: gestão de stocks essencial - Serviços: timesheet e projetos - Restauração: integração com terminais de pagamento
3. Mobilidade: - Vendedores externos: aplicações móveis - Trabalho remoto: soluções cloud
4. Integrações: - Contabilidade - Bancos - E-commerce - Transportadoras
Soluções Gratuitas vs. Pagas
- Portal das Finanças (básico)
- Programas com funcionalidades limitadas
- Adequado para volume reduzido
- Funcionalidades avançadas
- Suporte técnico
- Atualizações automáticas
- Formação incluída
Migração entre Softwares
Passos essenciais:
1. Exportar todos os dados do software antigo 2. Comunicar mudança à AT 3. Importar dados para o novo software 4. Validar a migração (clientes, produtos, documentos) 5. Formar utilizadores 6. Manter arquivo do software anterior (10 anos)
Novas Obrigações: Faturação Eletrónica
Atenção: A partir de 2026/2027, será obrigatória a faturação eletrónica através de plataforma centralizada da AT.
- Verificar compatibilidade do software atual
- Planear eventual migração
- Acompanhar comunicações da AT
Recomendações Práticas
- Antes de adquirir: Teste versões demonstrativas
- Verifique a certificação: Confirme sempre na lista oficial
- Backup regular: Proteção contra perda de dados
- Formação: Garanta que a equipa sabe usar todas as funções
- Suporte técnico: Avalie a qualidade do apoio prestado
- Atualizações: Mantenha o software sempre atualizado
A certificação de software não é apenas uma obrigação legal — é uma ferramenta que, bem utilizada, melhora a gestão, reduz erros e facilita o cumprimento fiscal.
Para orientação na escolha da solução mais adequada ao seu negócio, contacte a nossa equipa.
